Klachtenprocedure
1. Inleiding
Bij LFH Lease streven wij naar maximale tevredenheid van onze klanten en partners. Wanneer u niet tevreden bent of van mening bent dat er een fout is gemaakt, vernemen wij dat graag. Iedere klacht wordt zorgvuldig behandeld en gebruikt om onze dienstverlening verder te verbeteren.
2. Hoe dien je een klacht in?
Om uw klacht zorgvuldig te kunnen beoordelen, verzoeken wij u het klachtenformulier op onze website te gebruiken. Dit formulier bevat alle benodigde velden voor het aanleveren van gegevens en eventuele documenten.
3. Ontvangstbevestiging (binnen 5 werkdagen)
U ontvangt binnen 5 werkdagen een bevestiging van ontvangst met:
- Datum van ontvangst
- Naam van uw klachtbehandelaar
- Verwachte doorlooptijd
- Verzoek om aanvullende informatie (indien nodig)
4. Behandeling & onderzoek van de klacht
LFH Lease behandelt iedere klacht zorgvuldig en met hoor- en wederhoor.
Dit betekent:
- Intern onderzoek door de klachtbehandelaar
- Raadpleging van betrokken medewerkers
- Vastleggen van alle contactmomenten
- Bevestiging van gemaakte afspraken
Alle gegevens worden vertrouwelijk verwerkt, in lijn met de geldende AVG privacywetgeving: De AVG in het kort | Autoriteit Persoonsgegevens
5. Afhandelingstermijn
LFH Lease streeft ernaar elke klacht binnen 15 werkdagen af te handelen. Als er meer tijd nodig is vanwege complexiteit of aanvullende informatie, stellen wij u hiervan op de hoogte en geven we de verwachte termijn aan.
6. Uitkomst & terugkoppeling
Je ontvangt altijd een reactie per mail waarin staat:
- Conclusie (gegrond / deels gegrond / ongegrond)
- Onderbouwing van onze bevinding(en)
- Eventuele corrigerende maatregelen
- Eventuele oplossing
- Mogelijke vervolgstappen
7. Gegevensverwerking & privacy
Bij het indienen en verwerken van klachten gebruiken wij persoonsgegevens alleen voor het afhandelen van de klacht.
- Wij verwerken alleen noodzakelijke gegevens zoals naam, adres, contactgegevens en relevante documentatie.
- Alle contactmomenten worden geregistreerd om correcte afhandeling te garanderen.
- Gegevens worden veilig opgeslagen en beschermd tegen misbruik of onbevoegde toegang.
- Gegevens worden uitsluitend gedeeld met derden als dat noodzakelijk is voor het behandelen van uw klacht of wettelijk verplicht is.
8. Bewaartermijn
Wij bewaren gegevens die betrekking hebben op klachtbehandeling zolang dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening, tenzij de wet langere bewaartermijnen voorschrijft.
Klachtenformulier
Bij LFH Lease hechten wij grote waarde aan een zorgvuldige en klantgerichte dienstverlening. Wanneer u een ervaring heeft die niet aan uw verwachtingen voldoet, verzoeken wij u dit aan ons te melden, zodat wij de situatie kunnen beoordelen en waar nodig onze dienstverlening kunnen verbeteren.
Om uw klacht correct te kunnen beoordelen, ontvangen wij graag een duidelijke toelichting op de onderdelen van het proces waarmee u niet tevreden bent of waar volgens u een fout is gemaakt. Uw feedback en eventuele klacht worden met zorg behandeld en gebruiken wij om onze dienstverlening verder te optimaliseren.
Voor een volledig overzicht van de stappen die LFH Lease hanteert bij de behandeling van klachten en de daarbij geldende termijnen, verwijzen wij u naar onze volledige klachtenprocedure hierboven.
Om uw melding volledig te kunnen beoordelen, verzoeken wij u onderstaande vragen te beantwoorden.
